제1장 총 칙
제1조
(목적)
이 규정은 대구경북과학기술원(이하 “디지스트”라 한다)의 문서작성 및 문서관리 등 사무관리에 관한 중요사항을 규정함으로써 사무의 간소화·표준화·과학화 및 정보화를 기하여 행정의 능률 제고를 목적으로 한다.
<조 개정 2014.05.19>
제2조
(적용범위)
① 디지스트에서 행하는 사무관리에 관해서는 따로 규정된 것을 제외하고는 이 규정에 의한다.
< 개정 2014.05.19 >
② 비밀문서의 관리, 보관 및 보존 등에 관해서는 디지스트 보안업무규정의 적용을 받는다.< 개정 2014.05.19 >
제3조
(정의)
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “공문서”라 함은 디지스트 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다) 및 디지스트에 접수된 모든 문서를 말한다.
< 개정 2014.05.19 >
2. “문서주관부서”라 함은 디지스트내의 공문서의 분류·배부·수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.
< 개정 2014.05.19 >
3. “처리부서”이라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.
4. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
5. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.
6. “서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
7. “전자문자서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
8. “전자이미지서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.
9. “행정전자서명”이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.
10. “전자이미지직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.
11. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.
12. “행정정보시스템”이라 함은 디지스트가 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신 및 활용하기 위한 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.
< 개정 2014.05.19 >
13. “연도표시 일련번호”라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.
14. “결재권자”라 함은 원장을 비롯한 직무권한위임전결요령에 의하여 총장으로부터 결재권을 위임받은 자 및 규정에 의하여 대결하는 자를 말한다.
제2장 공문서관리
제1절 일반사항
제4조
(공문서의 종류 및 작성원칙)
공문서(이하 “문서”라 한다)의 종류 및 작성원칙은 다음과 같다.
1. 법규문서 : 법령·정관·원규 등은 조문형식에 의하여 작성하고, 별도로 정하는 일련번호를 사용한다.
2. 공고문서 : 고시·공고 등 별표 제1호 서식으로 디지스트의 일정한 사항을 대내·외에 알리기 위한 문서로서 연도표시 일련번호를 사용한다.
< 개정 2014.05.19 >
3. 연구문서 : 연구문서는 디지스트에서 수행하는 각종 조사·연구·실험·시험 및 분석의 계획·기록 및 보고에 관한 문서로서 다음과 같이 세분한다.
< 개정 2014.05.19 >
가. 연구계획서 : 디지스트에서 수행하는 연구의 계획서를 말한다.< 개정 2014.05.19 >
나. 연구보고서 : 디지스트에서 수행하는 연구의 보고서로서 진도보고서·중간보고서 및 최종보고서를 말한다.< 개정 2014.05.19 >
다. 연구실기록부 : 연구업무수행과 관련된 제 사실을 기록, 보존하기 위한 장부를 말한다.
라. 기타 연구문서 : 디지스트가 연구문서로서 관리할 필요가 있다고 인정하는 문서로서 각 항에 해당되지 않는 연구문서를 말한다.< 개정 2014.05.19 >
마. 연구문서관리에 관한 사항은 총장이 따로 정한다.
4. 일일명령 문서 : 국내외 출장·근무지내 출장·휴가신청서 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문 형식 또는 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.
5. 비치문서 : 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.
6. 일반문서 : 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서로서 시행문형식 등에 의하여 작성한다.
7. 문서작성의 일반원칙
가. 문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
나. 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.
다. 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
라. 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
제5조
(문서의 성립 및 효력발생)
문서는 최종결재권자가 결재함으로써 성립하고, 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨과 동시에 그 효력을 발생한다.
제6조
(용지의 색깔 등)
① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.
② 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.
③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.
제7조
(문서의 수정 등)
① 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 직인을 찍거나 서명을 하여야 한다.
② 전자문서를 제1항의 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재 작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존해야 한다.
제8조
(문서의 간인)
① 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가·인가 및 등록증에 관계되는 문서
4. 기타 결재권자가 중요하다고 인정하는 문서
제9조
(간인방법)
(예시) 단말 번호-출력연월일/시·분·초-발급일련번호-쪽 번호
① 문서의 간인은 결재권자가 문서에 결재함과 동시에 이 규정 제43조의 규정에 의하여 등록된 인장으로 실시한다.
② 간인의 날인은 최종결재권자가 실시함을 원칙으로 한다. 단, 행정의 효율성 제고을 위하여 최종 결재권자가 입회한 장소에서 직근 하급자가 실시할 수 있다.
③ 전자문서의 간인은 다음 각호의 1의 방법에 의한다.
1. 면표시의 방법 : 제증명발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제8조의 규정을 준용한다.
2. 발급번호기재의 방법 : 제증명발급에 관한 문서는 당해 전자문서의 왼쪽 기본선의 아래에서 시작 하여 발급번호를 기재하되, 다음 예시와 같이 표시한다.
제10조
(면 표시)
① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 한다.
제11조
(문서에 대한 표시)
① 문서에 서식·금전·유가증권·참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.
② 대외로 시행되는 문서에는 디지스트의 로고·상징·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다< 개정 2014.05.19 >
제12조
(문서의 전자적 처리)
문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·본존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차와 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.
제2절 문서의 구성
제13조
(문서의 구성)
① 이 규정 제4조제6호에 의한 일반문서는 다음과 같이 두문·본문 및 결문으로 구성한다.
1. 두문은 기관명 (경유) 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목·내용 및 붙임으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 기록물관리규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당 등으로 쓴다.
③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.
④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다.
제14조
(항목의 구분)
문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
1. 첫째항목의 구분은 1, 2, 3, 4 ········ 로 나누어 표시한다.
2. 둘째항목의 구분은 가, 나, 다, 라······ 로 나누어 표시한다.
3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)······ 로 나누어 표시한다.
4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라),····로 나누어 표시한다.
5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)······· 로 나누어 표시한다.
6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)····· 로 나누어 표시한다.
7. 일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④ ········로 나누어 표시한다.
8. 여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ········로 나누어 표시한다.
9. 제2호·제4호·제6호 및 제8호의 경우에 하, 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는
로 이어 표시한다.
제15조
(끝표시)
① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.
③ 연명부등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝”표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝”표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하여백”표시를 하여야 한다.
제16조
(발신명의)
① 문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 디지스트 내부 상호간에 발신하는 문서는 원장이 정하는 직무권한위임전결요령에 의한 최종 결재권자의 명의로 한다.
< 개정 2014.05.19 >
② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
제3절 문서의 기안
제17조
(문서의 기안)
① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며, 별표 제2호 내지 제제5호 서식에 의한다.
② 업무의 성격 기타 특별한 결재절차에 사용하는 기안문서의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.
③ 별표 제5호 서식은 보고서·계획서·검토서 등 내부결재문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.
제18조
(수정기안)
수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.
제19조
(서식에 의한 처리)
생산등록번호란·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 제6호 서식의 간이결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.
제20조
(작성자의 표시)
기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인하여야 한다.
제21조
(기안자 등의 표시)
① 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 “(의견있음)” 이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.
② 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하 “총괄책임자”라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 “업무분담자”라 한다)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은 후 검토·결재 등을 받아야 한다. 다만, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.
③ 제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등 을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 “(의견있음)” 이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.
제22조
(협조)
① 기안문의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 결재권자의 결재를 받기 전에 그 부서의 협조를 받아야 한다.
② 제1항의 규정에 의하여 기안문을 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.
제23조
(결재)
① 모든 문서는 총장의 결재를 받아야 함을 원칙으로 한다.
< 개정 2011.03.29 >
② 총장은 사무의 내용에 따라 임직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 직무권한위임전결요령에 따른다.< 개정 2011.03.29 >
③ 직무권한위임전결요령에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 상위직위의 결재란을 설치하 지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.
④ 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결권자의 상위직위의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 상위직위의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.
⑤ 결재권자가 휴가·출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
⑥ 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.
제24조
(발신방법의 지정)
결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 누설되는 경우 기관의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호화하여 지정하여야 한다.
제25조
(문서의 생산등록)
문서를 생산한 때에는 기록물관리규정이 정하는 바에 따라 기록물등록대장에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에 “내부결재” 표시를 하여야 한다.
제4절 시행문의 작성·심사 및 발송
제26조
(시행문의 작성)
① 결재를 받아 발신을 하여야 할 문서는 별표 제2호 서식 내지 별지 제3호 서식에 의하여 작성하여야 한다.
② 이 규정 제19조 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 총장의 서명을(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행할 수 있다.< 개정 2011.03.29 >
③ 총장이 보조기관 또는 보좌기관에 혹은 내부 부서 상호간 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구·업무연락·통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 원의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다.< 개정 2011.03.29 >
제27조
(직인날인 및 서명)
총장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장·표창장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 찍거나 원장 서명을 하고, 원내에서 부서 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 부서의 장이 서명을 한다. 다만, 전신·전신타자 또는 전화로 발신 하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니한다.
< 개정 2011.03.29 >
<조 개정 2011.03.29>
제28조
(직인생략등)
① 경미한 내용의 문서, 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서 상호간의 단순한 자료요구· 업무연락·통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.
② 제1항의 규정에 의한 문서에는 발신명의 표시의 오른쪽에 별표 제7호의 직인생략 또는 서명생략(원내 부서 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.
③ 원내 부서 상호간에 발신하는 시행문에는 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속직원으로 하여금 발신명의인의 서명 표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명 표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명·전자이미지서명 또는 행정전자서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.
제29조
(시행문의 발송)
① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.
② 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자(문서주관부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서주관부서의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.
③ 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송·전신 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.
④ 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 원 명과(홈페이지주소 포함), 부서명, 주소, 전화번호, 우편번호가 찍힌 봉투에 넣어 발송한다.
⑤ 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.
⑥ 제1항의 규정에도 불구하고 전자문서는 디지스트의 홈페이지 또는 소속직원의 공식 전자우편주소(디지스트에서 직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하거나 출력하여 디지스트외의 자에게 발송할 수 있다.< 개정 2014.05.19 >
⑦ 문서주관부서장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실·훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.
⑧ 직인(전자이미지직인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자가 전자이미지직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.
제30조
(송수신사항의 기재 등)
모사전송 또는 전신등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 보존하여야 한다.
제31조
(비밀번호 등)
① 총장은 전산담당 부서로 하여금 원내 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여 사용토록 할 수 있다.
< 개정 2011.03.29 >
② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정 (ID) ·비밀번호 및 전자이미지서명을 이 규정 제38조에 의한 전자문서운영전담부서에 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.
③ 제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야한다.
제5절 접수문서의 처리
제32조
(문서의 접수·처리)
① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 지체없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 기록물관리규정이 정하는 바에 따라 등록정보로 관리하야야 한다.
② 접수된 문서에는 두문의 오른쪽 여백에 접수인을 찍고, 기록물관리규정이 정하는 바에 따라 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 문서주관부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.
③ 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
④ 총장은 원의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관외의 자로부터 문서를 받아 처리부서에서 접수 처리하게 할 수 있다.< 개정 2011.03.29 >
제33조
(문서의 공람)
① 직무권한위임전결요령에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리 기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
② 공람문서는 다음 각호의 문서를 말한다.
1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
2. 민원문서
3. 행정기관이나 또는 원내 보조기관 또는 보좌기관간 업무협조에 관한 문서
4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률·예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서
5. 그 밖에 직원의 신상, 교육훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서
제34조
(문서의 배부)
① 문서주관부서는 받은 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.
② 경유부서는 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 부서의 장 또는 최종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유 부서장의 명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유부서의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.
③ 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 처리부서는 당해 문서를 복사하여 관련부서에 처리부서의 장의 명의로 이송하여야 한다.
제35조
(문서의 반송 및 재배부 등)
① 총장은 접수한 문서에 형식상의 오류가 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호·시행일자·제목과 반송사유를 명시하여 발신 행정기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.
② 처리부서는 문서주관부서로부터 그 소관에 속하지 아니하다고 판단되는 문서를 인계받은 때에는 그 사유와 배부의견을 적시하여 지체없이 문서주관부서에 반송하여야 하며, 문서주관부서는 당해 문서를 즉시 재배부 하되, 문서주관부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.
③ 처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 문서주관부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.
④ 총장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.
⑤ 문서주관부서장은 당해 문서의 처리부서가 불분명하거나 처리부서간의 이견이 있는 경우에는 디지스트 사무분장 담당부서에 이를 배부하여 빠른시일내에 해당 문서의 처리부서를 지정하게 하여야 한다.< 개정 2014.05.19 >
제3장 전자문서의 표준 및 유통
제38조
(전자문서운영전담부서)
① 총장은 외부기관과의 전자문서의 원활한 유통을 지원하고, 유통되는 전자문서 및 행정정보가 위조·변조·훼손 또는 유출되지 아니하도록 하기 위하여 전자문서운영전담부서(이하 이 조에서 "전담부서"라 한다)를 둔다.
< 개정 2011.03.29 >
② 전담부서는 다음 각호의 업무를 행한다.
1. 전자문서 또는 행정정보의 원활한 유통을 위한 지원 및 규격·유통표준 등의 운영
2. 전자문서시스템 및 행정정보시스템의 전자적 주소 등의 배포 및 관리
3. 전자문서 또는 행정정보의 효율적인 유통을 위한 프로그램의 개발·보급
4. 전자문서 또는 행정정보의 유통시 발생하는 장애의 복구를 위한 지원
③ 전담부서의 설치 및 운영 등에 관하여 필요한 세부사항은 총장이 따로 정한다.< 개정 2011.03.29 >
제4장 인장의 사용관리
제39조
(종류 및 비치)
① 총장의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 임원 및 부서장등이 직무수행에 있어 사용하는 인장에 관한 관리 및 통제는 문서주관부서에서 관장한다.
< 개정 2011.03.29 >
② 인장의 종류는 다음 각호와 같다.
1. 이사장 직인
2. 원장 직인
3. 감사 직인
4. 각종 위원회 위원장 직인
5. 부설기관장 직인
6. 부서장 직인
7. 기타 총장이 관리할 필요가 있다고 인정하는 인장< 개정 2011.03.29 >
③ 인장은 문서주관부서에 비치·간수함을 원칙으로 한다. 다만, 원장 직인을 제외한 인장은 총장의 승인을 얻어 소관부서에서 비치·보관할 수 있다.< 개정 2011.03.29 >
제40조
(규격)
① 인장의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.
② 인장의 형태는 정사각형 및 원형으로 하고, 인장 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.
③ 인장의 인영은 한글로 하여 가로로 새기되, 그 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 다만, 민원 업무등 특수업무를 처리하기 위한 인장은 그 업무집행목적에 한하여 사용되는 것임을 그 인장의 인영에 명시하여야 한다.
④ 중요 인장의 인영내용과 규격은 별표 제8호와 같다. 다만, 별표 제8호에 명시되지 않은 인장으로서 대경과기원의 직무수행상 필요한 인장의 규격은 유사한 인장의 규격을 준용한다.
제41조
(인장의 사용)
① 인장은 그 직의 서리도 이를 사용할 수 있다.
② 인장의 날인은 결재권자의 결재가 확정된 문서에 해당 결재권자의 인장을 날인하여야 한다.
③ 인장은 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 날인하며, 직위 및 성명을 함께 표시할 때에는 성명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
④ 인장을 날인하는 때에는 사용일시·문서제목·수신자·결재권자·소관부서·취급인 등의 내용이 포함된 인장날인기록부를 소관부서에 비치하여 그 사용내역을 기록·유지하여야 한다.
제42조
(등록)
① 인장은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.
② 인장을 등록하여 사용하고자 하는 경우에는 인장의 명칭·등록사유·인영문자·규격 등의 내용을 포함하여 문서주관부서에 등록신청을 하여야 한다.
③ 문서주관부서는 인장의 인영을 별표 제9호 서식의 인장관리대장에 등록하여 보존하여야 한다.
제43조
(재등록 및 폐기)
① 인장의 분실, 마멸, 갱신할 필요가 있는 때, 폐기하고자 하는 때에는 그 사유를 들어 문서주관부서에 인장을 재등록 또는 폐기신고 하여야 한다.
② 인장을 재등록 또는 폐기하고자 하는 경우에는 인장의 명칭·사유·폐기예정일·폐기방법 등의 내용을 포함하여 문서주관부서에 재등록신청 또는 폐기신고를 하여야 한다.
③ 문서주관부서는 재등록한 인장의 인영 및 폐기하는 인장의 인영을 별표 제9호 서식의 인장관리대장에 등록하여 보존하여야 한다.
④ 문서주관부서는 폐기된 인장은 회수하여 관리하여야 하며, 폐기된 인장이 잘못 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.
제44조
(인장대여)
① 디지스트의 인장에 대하여 원외반출을 요할 시에는 인장명·사용목적·사용처·사용기간·사용자 등의 내용이 포함된 신청서를 주관부서에 제출하여 승인을 받아야 한다.
< 개정 2014.05.19 >
② 총장의 위임을 받아 관리, 사용하는 인장을 대여할 때에는 당해 부서장이 이를 승인한다.
제45조
(전자이미지직인의 등록 및 관리)
① 전자이미지직인을 등록(재등록을 포함한다)하는 보조기관이나 보좌기관은 제42조제2항에 따라 등록하고, 문서주관부서에서 전자이미지직인의 인영을 별표 제10호의 전자이미지직인대장에 등록하여 관리하며, 전자문서운영전담부서는 전자이미지직인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.
② 전자문서운영전담부서는 전자이미지직인을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.
③ 문서주관부서의 장은 전자이미지직인을 등록하는 경우에 일반직인의 인영을 전자이미지직인대장의 해당란에 찍고, 그 찍은 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 이를 출력하여 전자이미지직인대장의 해당란에 붙여야 한다.
제5장 사무관리
제46조
(업무편람의 작성)
① 행정부서의 장은 부서 또는 부서 상호간 업무흐름의 숙지 를 통한 정확성과 행정의 능률화를 위하여 부서별로 업무편람을 작성할 수 있으며, 전자문서시스템의 전자게시판을 통하여 공유할 수 있도록 하여야 한다.
② 업무편람은 다음 사항이 포함되도록 작성하되, 수시로 보완하여 활용할 수 있도 록 하여야 한다.
1. 업무연혁·관련업무현황 및 주요업무계획
2. 업무의 처리절차 및 흐름도
3. 소관 보존문서 현황
4. 기타 업무처리에 필요한 참고사항
제47조
(사무관리에 관한 교육)
총장은 문서주관부서의 장으로 하여금 전 직원에 대하여 연1회 이상 사무관리에 관한 교육을 실시하게 할 수 있다.
<조 개정 2011.03.29>
제48조
(문서 미등록자 등에 대한 조치)
총장은 다음 각호의 1에 해당하는 직원에 대하여는 징계 및 기타 필요한 조치를 할 수 있다.
1. 결재가 끝난 문서를 등록하지 아니한 자
2. 직무권한위임전결요령에 정한 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안·검토 및 결재를 한 자
3. 직인을 부당하게 사용한자
4. 보고지연의 책임이 있는 자
5. 업무협조 지연의 책임이 있는 자
<조 개정 2011.03.29>
제49조
(사무의 인계·인수)
① 사무를 인계·인수하는 자는 별표 제11호 서식에 의한 사 무인계·인수서 1부를 작성하여 처리부서에서 보존한다.
② 후임자가 정하여지지 아니한 경우 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.
제50조
(문서의 분류, 보관·보존)
① 모든 문서는 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 부서별로 분류, 보관하여야 한다.
② 문서의 분류는 직무의 특징별로 분류함을 원칙으로 하되 편의를 위하여 예외로 문서를 통합할 수 있다.
③ 문서의 분류, 보관 및 보존에 대하여는 총장이 따로 정한다.< 개정 2011.03.29 >
부칙 <2010. 3. 24>
① (시행일) 이 규정은 원장이 승인한 날로부터 시행한다.
② (다른 규정 등의 폐지) 인장관리요령, 문서관리요령은 이 규정의 시행일부터 이를 폐지한다.
부칙 (2011.03.29)
① (시행일) 이 규정은 이사회의 승인을 받은 후, 대구경북과학기술원법이 공포-시행된 날로부터 시행한다.
② (경과규정) 이 규정 시행당시의 원장은 이 규정에 의한 총장으로 보며 이 규정 시행 전 잠정 조직 개편으로 시행된 사항은 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.
③ ~⑨ 생략
⑩ (기존원규의 개정) 사무관리규정 일부를 다음과 같이 개정한다.제3조 제14호, 제4조 제3호 마 목, 제16조 제1항, 제23조 제1항-재2항, 제26조 제2항-제3항, 제27조 제1항, 제31조 제1항, 제32조 제4항, 제35조 제1항-제4항, 제37조, 제38조 제1항-제3항, 제39조 제1항-제2항-제3항, 제44조 제2항, 제47조, 제48조 본문, 제50조 제3항, 별표 제1호-제2호-제5호-제8호 중 "원장"을 각각 "총장"으로 한다.
⑪ ~(18) 생략
부칙 (2014.05.19)
① (시행일) 이 규정은 총장의 승인을 받은 날부터 시행한다.
<별표1> (공 고)
<별표2> (통합서식 대외 기안문)
<별표3> (통합서식 대내 기안문)
<별표4> (통합서식 내부결재용)
<별표5> (보고서·검토서·계획서 등 내부결재(간이기안문))
<별표6> (간 이 결 재 인)
<별표7> (사무관리규정)
<별표8> (중요인장의 인영내용 및 규격)
<별표9> (인 장 관 리 대 장)
<별표10> (전자이미지직인대장)
<별표11> (사 무 인 계 · 인 수 서)
